Lorsque nous abordons le sujet des indicateurs de performance en ressources humaines (RH), il est fréquent de ne pas aborder directement les coûts, car cela peut sembler complexe. Il est vrai que dans le domaine des RH, l’accès à des données financières n’est pas toujours aussi direct qu’on le souhaiterait. Cependant, si vous êtes impliqué.e dans le processus d’acquisition de talents, il est primordial de comprendre comment calculer le coût par embauche. Commençons par définir clairement ce qu’est le coût par embauche.
Le coût par embauche est obtenu en additionnant tous les frais associés au processus de recrutement, puis en divisant ce total par le nombre total de nouvelles embauches sur une période donnée. Il est crucial de noter que le coût par embauche peut varier considérablement en fonction du type de poste et de son niveau hiérarchique. Pour une analyse pertinente, il est recommandé de calculer cet indicateur sur une base trimestrielle ou, au minimum, sur une base annuelle.
La formule du coût par embauche est la suivante :
Coût par embauche = Coûts totaux de recrutement
Nombre total d’embauches
Une question fréquemment posée concerne les éléments à inclure dans les coûts totaux de recrutement. Il est essentiel de ne rien négliger et de prendre en compte tous les éléments qui ont un impact sur le processus d’embauche. Cependant, il faut noter que la comparaison du coût par embauche entre différentes organisations peut être délicate, à moins que vous ne disposiez d’un référentiel de données tel que le Baromètre RH+. Pourquoi cette difficulté? Les organisations n’incluent pas nécessairement les mêmes éléments de coûts. Par exemple, certaines intègrent le temps passé par les gestionnaires lors des entrevues d’embauche, tandis que d’autres ne le font pas. Cela dépend largement de l’implication spécifique des gestionnaires dans le processus de recrutement.
Voici une liste de contrôle des éléments à ne pas oublier dans le calcul du coût par embauche :
· Le salaire et les avantages sociaux des recruteurs (ou le pourcentage du salaire des généralistes RH qui font du recrutement).
· Les frais de déplacement, d’hébergement et de repas liés au processus de recrutement.
· Les honoraires des firmes de recrutement externe (agences, chasseurs de têtes, etc.).
· Les coûts pour affichage de poste et publicité.
· Les dépenses pour les foires d’emploi et le recrutement dans les écoles
· Les incitatifs financiers versés dans le cadre des programmes de référencement des employés.
· Les coûts de vérification des antécédents et les tests de sélection.
Pour certaines organisations, il peut être nécessaire d’inclure les coûts de formation obligatoire avant le début effectif de l’emploi. Certaines organisations vont même jusqu’à inclure le salaire du nouvel employé jusqu’à ce qu’il atteigne un certain niveau de productivité.
Le coût par embauche peut varier grandement en fonction de divers facteurs, notamment le secteur d’activités, le niveau de compétence requis, la localisation géographique, la taille de l’entreprise, et même la politique de l’entreprise en matière de recrutement (avons-nous un processus rigoureux ou coupons-nous les coins ronds?). Par conséquent, il n’existe pas de valeurs fixes et universelles pour le coût par embauche. Voici des considérations générales pour déterminer des valeurs minimales et maximales possibles.
Valeur minimale du coût par embauche :
· Dans certaines organisations, surtout les petites ou celles qui recrutent principalement pour des postes de niveau d’entrée, le coût par embauche peut être relativement bas. Il pourrait être de quelques centaines de dollars à quelques milliers de dollars par embauche.
· Pour les recrutements internes ou les embauches de stagiaires, le coût peut être encore plus bas.
Valeur maximale du coût par embauche :
· Dans des secteurs très compétitifs ou pour des postes hautement spécialisés, le coût par embauche peut être considérablement élevé. Il peut atteindre plusieurs dizaines de milliers de dollars.
· Les entreprises qui externalisent leur recrutement vers des agences de recrutement externe peuvent également avoir des coûts par embauche élevés.
Il est important de noter que le coût par embauche n’est pas nécessairement un indicateur de l’efficacité du processus de recrutement. Un coût plus élevé n’implique pas nécessairement une meilleure qualité d’embauche, et à l’inverse, un coût plus bas n’implique pas nécessairement une mauvaise qualité d’embauche. Il convient de considérer d’autres facteurs tels que la rétention des employés, la performance, et l’adéquation du candidat au poste pour évaluer la réussite globale du processus de recrutement. Ce qui est considéré comme un coût élevé dans une entreprise peut être parfaitement justifié dans une autre, en fonction de la stratégie et des priorités de recrutement. Il est donc recommandé de suivre cet indicateur au fil du temps pour détecter les tendances et les opportunités d’optimisation spécifiques à votre organisation.
En fin de compte, le coût par embauche peut être un puissant outil à la fois pour les professionnels des ressources humaines et les responsables financiers. Il offre une vision plus claire des investissements nécessaires pour attirer et recruter de nouveaux talents, ce qui peut aider à optimiser les budgets et à prendre des décisions éclairées en matière de recrutement.