Vous songez à amorcer un projet d’analytique RH? Le premier pas est souvent le plus difficile, mais voici cinq petites astuces pour bien démarrer!
1. Arrêtez d’attendre; la perfection n’existe pas
L’un des principaux freins à l’utilisation de l’analytique RH réside dans la qualité des données. Les données se trouvent à la base de votre projet d’analytique RH. Si elles sont de mauvaise qualité, alors vos analyses seront forcément erronées. Bref, près de 80 % des efforts pour votre projet d’analytique RH seront consacrés à la gestion des données.
Des données sur vos talents, vous en avez (vraiment) beaucoup, et dans plusieurs systèmes : paie, SIRH, financier, gestion de la performance, formation, sondage, acquisition de talents, etc. Toutes les informations sont saisies par des humains dans ces systèmes et sont ainsi sujettes à des erreurs. Voici quelques validations que vous pouvez faire :
- Avez-vous des doublons (par exemple, deux fois le même employé)?
- Avez-vous des données manquantes?
- Avez-vous des valeurs extrêmes (par exemple, trois employés nés en 1900)?
- Le libellé représente-t-il la donnée qui se trouve dans le champ?
Pour amorcer votre projet d’analytique RH, un ménage de vos données est essentiel. Toutefois, des données parfaites n’existent pas non plus; n’attendez pas la perfection.
2. Commencez petit
Il existe plus de 500 indicateurs de performance en ressources humaines. Vous manquez de temps (c’est d’ailleurs l’un des principaux freins à l’implantation de l’analytique RH), alors mesurer une trop grande quantité d’indicateurs est décourageant et peut mener à l’abandon de votre projet d’analytique.
Lorsque vous amorcez votre projet d’indicateurs de performance, sélectionnez-en quatre ou cinq, et mesurez-les à une fréquence régulière afin d’en suivre l’évolution. Lorsque vous vous sentez suffisamment à l’aise et en contrôle, ajoutez-en! Pour la sélection des indicateurs clés, mon prochain conseil devrait vous intéresser.
3. Restez alignés
Lorsqu’on regarde la liste des indicateurs de performance RH qui existe sur le marché, il est facile de dire « je veux celui-ci, il pourrait être intéressant à mesurer » ou « j’entends beaucoup parler du sujet X, ce serait intéressant de le mesurer ». Rapidement, on peut se retrouver avec plus de 80 indicateurs à mesurer, dont la grande majorité ne signifie pas grand-chose pour l’organisation. Il est donc essentiel de bien comprendre votre stratégie organisationnelle et de vous aligner sur cette dernière.
Par exemple, si l’une des stratégies de votre organisation est de réduire ses coûts d’opération, que pouvez-vous faire aux ressources humaines pour contribuer à cet objectif? Mesurer le roulement et la rémunération.
4. Comparez-vous
Lorsque vous obtiendrez vos premiers résultats, une question vous viendra à l’esprit : « est-ce que c’est bon ou pas? ». Cette question est tout à fait légitime et si vous ne vous la posez pas, une personne au sein de votre organisation le fera lorsque vous ferez la présentation de votre résultat. Il est donc important de vous comparer afin de vous positionner par rapport aux autres organisations de votre secteur d’activité, de votre taille et de votre région administrative. Cela vous permettra de déterminer quel résultat un indicateur devrait avoir et vous aider à fixer des objectifs réalistes.
Il est fréquent de voir des professionnels RH contacter des gens de leur réseau pour se comparer directement. Si c’est ce que vous faites déjà ou si c’est ce que vous comptez faire, je vais vous donner un autre conseil : assurez-vous que vous utilisez les mêmes formules de calcul et que vous incluez exactement les mêmes éléments.
Par exemple, vous voulez comparer votre taux de roulement volontaire. Vous utilisez la formule recommandée dans les meilleures pratiques, soit le nombre de départs volontaires (démissions ET départs à la retraite divisé par le nombre moyen d’employés et vous obtenez 17 %. Vous contactez un ami pour vous comparer et il vous donne son résultat (12 %). Forcément, vous croyez avoir un problème, mais votre ami a décidé de ne pas inclure ses retraites dans son roulement volontaire. Oups…
Au Québec, il existe un outil qui vous permet de vous comparer de manière anonyme, selon les meilleures pratiques pour onze indicateurs. Il s’agit du Baromètre RH+.
5. Soyez transparents
Le pire conseil que je pourrais vous donner est de garder secret votre projet d’analytique RH. Trop souvent, j’ai entendu «il n’est pas question que je présente ça, mon résultat est terrible!». C’est justement le point! Sans talent, votre organisation ne peut pas opérer et ce, peu importe le secteur d’activité dans lequel vous œuvrez. Si votre organisation n’est pas consciente des problèmes qu’elle éprouve en lien avec ses talents, comment peut-elle s’améliorer?
Je vous donne un exemple : votre organisation souhaite pourvoir ses postes le plus rapidement possible et met de la pression sur ses recruteurs pour embaucher. Vous sortez votre délai moyen d’embauche, 38 jours et comparez votre résultat au marché qui est actuellement de 61 jours (moyenne du marché en 2022, Baromètre RH+). C’est super! Toutefois, en creusant davantage, vous constatez que vous avez également un taux de rétention des nouveaux employés nettement inférieur au marché (vous obtenez 52 % alors que la moyenne est de 77 %). À vouloir combler trop rapidement les postes vacants, de mauvaises embauches ont été effectuées, et cela coûte très cher à votre organisation. De plus, il est important de noter que cela pourrait aussi entraîner des conséquences néfastes pour votre marque employeur. Bref, il est important de bien communiquer ces informations et d’être transparents.
En résumé, l'analytique RH peut être un atout précieux pour votre organisation, mais il faut bien commencer pour réussir. Alors, lancez votre projet d'analytique RH en suivant ces astuces, et vous serez sur la voie du succès pour améliorer la gestion des ressources humaines au sein de votre organisation!