Dans l’univers en constante évolution des ressources humaines, il est impératif de garder le cap sur des données de plus en plus nombreuses et complexes. Pourtant, trop souvent, j’ai vu des implantations de Système d’information RH (SIRH) où on escamotait des parties importantes liées aux définitions de certaines catégories. La définition des groupes d’emploi en est une. L’urgence de gérer les questions de paie prend souvent le dessus, laissant de côté les besoins essentiels en matière d’analyse et de reporting. Ce choix a un impact direct sur votre capacité à exploiter pleinement vos données et l’analytique RH.
On ne se le cache pas, l’analytique RH est devenue un incontournable pour prendre des décisions éclairées et mettre en place de bonnes initiatives RH. Dans ce contexte, votre SIRH joue un rôle clé. Cependant, une dimension importante pour faire des analyses RH efficaces repose sur une bonne définition des groupes d'emploi au sein de l'organisation. Dans ce billet, je veux explorer avec vous l’importance de bien définir les groupes d'emploi lors de l'implantation d'un SIRH et comment cela peut contribuer à une meilleure compréhension des enjeux RH et à la mise en place d'initiatives plus pertinentes.
Le rôle central du SIRH dans l’analytique RH
Les SIRH sont des outils informatiques conçus pour automatiser et simplifier les processus RH au sein d'une organisation. Ils couvrent un large éventail de fonctions, allant de la gestion de la paie à la gestion des talents, en passant par la gestion du temps et des présences. Le SIRH permet de collecter, stocker et gérer une quantité considérable de données sur les employés de l'entreprise (mais ne permet pas nécessairement de faire de l’analytique RH, mais ça, c’est un autre sujet).
Grâce à l'analytique RH, ces données peuvent être exploitées pour prendre des décisions basées sur des preuves, élaborer des politiques de gestion des ressources humaines plus efficaces et améliorer la performance organisationnelle. Cependant, pour que cette analyse soit pertinente, il est essentiel de bien structurer les données, en commençant par la définition des groupes d'emploi. Bien sûr, il y a bien d’autres choses que vous devrez bien structurer pour garantir une bonne implantation. Mais, je vous dirais que les groupes d’emplois (ou famille d’emploi ou classification d’emploi) sont rarement bien réfléchis. J’ai vu souvent des groupes d’emploi qui ne veulent rien dire, du genre : employé, cadre, professionnel, ou encore autant de groupes d’emploi que de titres de poste (j’exagère un peu, mais à peine). Il y a aussi ceux qui confondent le groupe d’emploi avec les départements. J’ai vu plusieurs choses… mais j’ai rarement vu de bonnes définitions des groupes d’emploi.
Les groupes d’emploi : une dimension essentielle pour vos analyses
Un groupe d’emploi est une catégorisation des postes au sein de l'organisation en fonction de critères tels que les compétences, les responsabilités, les niveaux de rémunération, etc. Une définition précise de ces groupes permet de regrouper les employés en fonction de caractéristiques similaires, facilitant ainsi l'analyse comparative et la prise de décisions éclairées.
Pourquoi est-il si important de définir correctement ces groupes d'emploi dès le départ? Voici quelques raisons fondamentales :
1. Compréhension de votre main-d’œuvre
La définition précise des groupes d'emploi permet de mieux comprendre la composition des effectifs de l'organisation. Vous pouvez voir combien d'employés se trouvent dans chaque groupe, quelles sont leurs caractéristiques, et comment cela évolue au fil du temps. Cela peut révéler des tendances importantes, telles que des pénuries de compétences dans certains groupes ou une augmentation significative du nombre d'employés dans d'autres.
2. Analyse comparative
Une fois que les groupes d'emploi sont clairement définis, il est possible de comparer la performance, la rémunération, les opportunités de développement, les cheminements de carrière, la satisfaction des employés, etc., entre ces groupes et à l’intérieur de ces mêmes groupes. Cela permet d'identifier les écarts et les opportunités d'amélioration. Par exemple, si vous constatez que le taux de roulement est plus élevé dans un groupe d'emploi particulier, cela peut être le signe d'un problème qui nécessite une intervention.
3. Politiques RH plus ciblées
La définition des groupes d'emploi est essentielle pour concevoir des politiques RH qui répondent spécifiquement aux besoins de chaque groupe. Par exemple, les programmes de formation peuvent être adaptés aux compétences requises pour chaque groupe, et les politiques de rémunération peuvent être conçues pour refléter la valeur relative de chaque groupe.
4. Identification des tendances et des problématiques
Lorsque les groupes d'emploi sont bien définis, l'analytique RH peut révéler des tendances et des problématiques qui seraient autrement passées inaperçues. Par exemple, vous pourriez découvrir que le groupe d'emploi des développeurs est confronté à une forte pression en termes de charge de travail, ce qui pourrait nécessiter des mesures correctives pour améliorer leur bien-être au travail.
5. Suivi de la diversité et de l’inclusion
La diversité et l'inclusion sont des enjeux majeurs pour de nombreuses organisations. En définissant clairement les groupes d'emploi, il devient plus facile de suivre la représentation de différentes catégories de personnes au sein des différentes groupes d’emploi et de mettre en place des actions pour favoriser la diversité et l'inclusion.
6. Prises de décision éclairées
En fin de compte, la définition des groupes d’emploi contribue à une meilleure prise de décisions en fournissant une base solide pour l’analyse des données RH. Cela permet d’identifier les besoins, de prioriser les actions et d’évaluer l’impact des initiatives mises en place.
Comment bien définir les groupes d’emploi?
Maintenant que nous comprenons pourquoi il est essentiel de bien définir les groupes d'emploi, comment pouvons-nous les créer de manière efficace? Voici quelques étapes à suivre :
1. Identifier les critères de catégorisation : Réfléchissez à quels critères sont pertinents pour votre organisation. Cela pourrait inclure l’expérience, les compétences, le niveau de responsabilité, la rémunération, le département, etc.
2. Consultez les parties prenantes : Impliquez les gestionnaires, l’équipe RH, et même les employés dans le processus de définition des groupes. Leur perspective est précieuse pour une catégorisation pertinente.
3. Tenez compte de l’évolution possible : Les groupes d’emploi doivent être suffisamment flexibles pour s’adapter aux changements organisationnels. Ils doivent pouvoir évoluer avec l’entreprise. On ne veut pas recommencer cet exercice à toutes les années.
4. Documentez le processus : Gardez une trace de la façon dont les groupes d’emploi ont été définis, des critères utilisés, et de toute modification apportée. Cela facilitera la cohérence à long terme.
L’importance d’une bonne gestion des groupes d’emploi
La définition des groupes d'emploi ne se limite pas à la phase initiale de mise en place d'un SIRH. C'est un processus continu qui doit être constamment révisé et amélioré pour refléter les besoins évolutifs de l'organisation. À mesure que de nouveaux postes sont créés, que des compétences évoluent et que l'entreprise grandit, les groupes d'emploi doivent s'adapter.
En fin de compte, une bonne structure de groupe d’emploi est un atout précieux pour l’analytique RH. Elle fournit les données nécessaires pour comprendre les enjeux, comparer les groupes, concevoir des politiques plus ciblées et prendre des décisions éclairées. Pour les organisations soucieuses de maximiser la valeur de leurs ressources humaines, la définition des groupes d'emploi est un investissement essentiel. Elle contribue à une meilleure compréhension des problématiques RH et à la mise en place d'initiatives plus pertinentes pour le bien-être des employés et la performance de l'organisation dans son ensemble.